Não há dúvida de que as regras de negócios mudaram. Por causa da tecnologia e das mídias sociais, os clientes conduzem o comportamento dos negócios mais do que nunca. A satisfação do cliente já não é suficientemente boa – a fidelidade do cliente tornou-se o Santo Graal dos principais indicadores para prever o desempenho financeiro futuro.
E, processos ineficazes afetam diretamente os escores de fidelidade. Os clientes exigem que o trabalho seja feito completamente, no tempo e corretamente na primeira vez, e eles geralmente indicam defeitos com o clique de um mouse se eles não percebem o valor nos serviços fornecidos.
As empresas podem obter vantagens competitivas distintas ao encontrar melhores maneiras de fazer as coisas. Ao longo do tempo, os processos podem se tornar excessivamente complexos ao ponto de as pessoas se perderem em seus próprios fluxos de trabalho causando algum nível de paralisia e incapacidade de avançar.
Mesmo as empresas que possuem processos que funcionam razoavelmente bem podem ter dificuldade em gerenciar seus processos de forma a acompanhar as demandas dos clientes. Uma maneira de eliminar a maioria desses problemas organizacionais é implementar uma metodologia lean chamada Kanban para aumentar a eficiência, reduzir os erros, identificar e corrigir os gargalos.
O que é Kanban?
No final da década de 1940, a Toyota encontrou processo de engenharia a partir de uma fonte improvável: o supermercado. Eles perceberam que os funcionários da loja reabasteciam um item pelo inventário de sua loja, não o fornecimento de seus fornecedores.
Somente quando um item estava perto de acabar, os funcionários pediam mais. O processo de entrega “just-in-time” provocou que os engenheiros da Toyota repensassem seus métodos e promover uma nova abordagem – um sistema Kanban – que combinaria inventário com a demanda e alcançaria níveis mais elevados de qualidade e throughput.
Assim, até hoje, na Toyota, os trabalhadores usam cartões Kanban para marcar os passos em seu processo. Quando o fornecimento de trabalho é baixo em um passo no processo, um sinal é enviado ao “fornecedor” desse processo (a etapa anterior no fluxo de trabalho) e mais trabalho é puxado para garantir a entrega de componentes just-in-time.
Mas as aplicações de Kanban no mundo do trabalho de conhecimento se estendem muito além da sala de descanso. A maioria de nós não trabalha mais em silos. Fluxos de trabalho e processos que consistem em muitas pessoas e muitas etapas são tecidas ao longo de nossos dias úteis. Em qualquer momento, um indivíduo pode estar trabalhando em 20 tarefas que abrangem muitos projetos.
Da mesma forma, um projeto pode ter centenas de tarefas atribuídas a 20 pessoas diferentes. Com tantas peças móveis, não é de admirar que manter o que está acontecendo com planilhas ou e-mail não é eficiente. Um painel Kanban ajuda a distribuir e priorizar o trabalho, se comunicar com a equipe e descobrir o fluxo de trabalho e processar problemas para que você possa melhorar seus processos continuamente.
Como Kanban funciona?
Um quadro Kanban na sua forma mais simples é uma representação visual de uma lista de tarefas que tem três colunas: fazer, fazendo e feito. Você pode fazer uma placa Kanban para você e/ou sua equipe usando marcadores e postits.
Claro, também há muitas versões eletrônicas disponíveis onde você arrastar e soltar “cartões”, pois as etapas no fluxo de trabalho estão concluídas. As placas Kanban podem variar de simples a complexas, dependendo das necessidades da sua empresa. Você pode optar por ter conselhos de alto nível que dê abrangência sobre o que está acontecendo em toda a empresa e placas adicionais para projetos ou equipes.
De fato, uma das características mais atraentes do Kanban é que não impõe fluxos de trabalho ou processos pré-definidos para o seu negócio. Tomemos, por exemplo, uma empresa de contabilidade que controla os processos internos das organizações de serviços.
A equipe de auditoria é composta por parceiros, gerentes e contadores de pessoal. A empresa pode levar seu fluxo de trabalho existente e criar um modelo de fluxo de trabalho Kanban para cada um de seus projetos. Quando usado em um ambiente de equipe, os cartões podem ser atribuídos a indivíduos em cada etapa do caminho para criar responsabilidade para a equipe de auditoria e para o cliente.
Muitas placas Kanban virtuais também permitirão anexar arquivos a cartões para que todas as informações e documentação relativas ao cartão estejam em um só lugar e possam ser recuperadas com apenas um clique.
Práticas gerais de Kanban
Visualize o fluxo de trabalho
Os comerciantes normalmente adotam conteúdo visual porque 90 por cento das informações transmitidas ao cérebro humano são visuais. Não só isso, o cérebro processa informações visuais 60 mil vezes mais rápido que o texto. Kanban tira proveito da natureza visual do cérebro, criando uma “imagem” de seu trabalho. Também ajuda você a ver o fluxo de trabalho à medida que ele se move através do sistema Kanban.
Os gargalos tornam-se impossíveis de ignorar porque você pode realmente ver os cartões empilhados em uma coluna do quadro. Por exemplo, a preparação do retorno de imposto é um processo que consiste em muitas etapas com muitas pessoas. Quando um cliente solicita que uma empresa prepare seus impostos, o fluxo de trabalho pode parecer algo assim:
Digitalizar documentos> Preparar devoluções> Análise do parceiro Revisões de retorno> Análise do parceiro> Reencontrar resultados> Assinatura do parceiro> Faturamento do cliente> Solicitar autorização do cliente e assinatura eletrônica> Devolução do arquivo
Um rápido olhar para a placa permite que você saiba imediatamente que os retornos estão acumulando em espera de revisão do parceiro, causando um gargalo no processo. Armado com esse conhecimento, o fluxo de trabalho pode ser melhorado imediatamente, talvez substituindo a primeira revisão do parceiro por uma revisão por pares.
Limites de trabalho em progresso
A multitarefa mata a produtividade. Muitos estudos demonstraram que quanto mais as pessoas trocam de tarefas, menos eficazes e mais propensas a erros, quando realizam o trabalho. Kanban ajuda a eliminar essas penalidades de mudança de contexto, limitando o trabalho em andamento.
O trabalho é puxado através do sistema por capacidade disponível, não empurrado com base na fonte. Em outras palavras, as pessoas terminam o que estão trabalhando antes de começar algo novo. O aumento da eficiência acabará por reduzir o tempo necessário para que um item no sistema Kanban.
Gerenciar fluxo
É tudo sobre a melhoria contínua. Os sistemas Kanban fornecem dados que permitem que você analise o que está fluindo através do sistema. As ferramentas Kanban virtuais realmente capturam os pontos de dados automaticamente à medida que os cartões se movem através do fluxo de trabalho. Dias para completar uma tarefa, tempo de espera, tempo de retrabalho e tempo de processamento, fornecem informações valiosas sobre as mudanças incrementais necessárias para melhorar o fluxo de trabalho. Esses dados também são de natureza preditiva, permitindo que você preveja o desempenho futuro.
Tornar as políticas de processo explícitas
As pessoas que trabalham juntas em um time muitas vezes incorretamente assumem que eles têm as mesmas ideias sobre coisas como metodologia do projeto, prioridades e comunicação. E, muitas vezes, descobrem sobre suas diferenças do jeito difícil depois de perder o impulso e a coesão no time. A finalidade de declarar explicitamente as políticas do processo é ter certeza de que todos conhecem as “regras do jogo”. Uma vez que todos realmente entendem como as coisas funcionam, a equipe pode tomar decisões que as movem na direção certa.
Implementar loops de feedback
Os laços de feedback melhoram a produtividade. Usando loops de feedback, você pode comparar os resultados reais com os resultados esperados para entender o que aconteceu. O feedback deve ser obtido no próprio processo (métricas como o tempo de ciclo), participantes no processo (funcionários) e clientes do processo (clientes). Então você pode usar essa informação para fazer melhorias iterativas no processo.
Melhore colaborativamente
Kaizen é uma palavra freqüentemente associada a Kanban. Kaizen é outra palavra japonesa que geralmente significa “melhoria”. Nos negócios, Kaizen é freqüentemente usado para descrever um sistema de melhoria contínua, que é um princípio fundamental de Kanban.
Além disso, o método Kanban incentiva o uso de uma abordagem científica para implementar mudanças contínuas, incrementais e evolutivas. Por exemplo, você pode decidir sobre um novo fluxo de trabalho, definir um critério de aceitação e definir um período de teste. Em seguida, você tenta o novo fluxo de trabalho durante o período de teste, após o qual você avalia o resultado. Finalmente, você decide manter ou modificar o novo fluxo de trabalho.
Quais são os princípios de Kanban?
As propriedades de Kanban descrevem o que você precisa fazer para implementar o Kanban. Há também quatro princípios para ajudar a descrever como pensar sobre Kanban.
1. Comece com o que você conhece
Implementar o Kanban não requer mudanças maciças em seus processos atuais. O objetivo é começar com seu processo atual e, em seguida, introduzir alterações com base em feedback sobre o processo. Devido à natureza de melhoria contínua de Kanban, quanto mais você a usar, melhor será seu processo.
2. Buscar mudanças incrementais e evolutivas
Como tudo o que fazemos nos negócios, a mudança é mais efetiva se todos no time estiverem envolvidos. Crie uma cultura de melhoria contínua ao falar aos membros da equipe sobre a importância de melhorar os processos. Isso pode ser feito mostrando ao time a correlação entre melhor entrega de serviços, fidelização de clientes e, finalmente, sucesso comercial.
3. Respeite o processo atual, papéis, responsabilidades e títulos de trabalho
Kanban reconhece que é provável que haja valor na forma como as coisas são feitas atualmente, que devem ser preservadas, por isso não prescreve mudanças radicais, que muitas vezes provocam medo nos membros da equipe.
Declarar explicitamente que os processos atuais, os papéis, as responsabilidades e os títulos de trabalho são respeitados ajudará a aliviar o medo que muitas vezes acompanha a mudança e tornará os membros da equipe mais confortáveis para participar das melhorias menores ao longo do caminho. As mudanças incrementais, em vez de varrer, também permitem ao time vincular os resultados à mudança que os precedeu, o que facilita uma melhor tomada de decisões.
4. Incentivar atos de liderança em todos os níveis da organização
Os membros da equipe em todos os níveis precisam se sentir seguros para introduzir mudanças no processo. Existe um enorme valor nas perspectivas dos indivíduos em toda a organização. Todos os envolvidos, independentemente do grau de remuneração, devem se sentir capacitados para mostrar liderança.
A utilidade de Kanban foi reconhecida em indústrias como supermercados, fabricação e desenvolvimento de software, apenas para citar alguns. Dada a atitude e a cultura corretas, uma abordagem Kanban também pode ajudar as empresas de contabilidade.
Um sistema Kanban pode ajudar a rastrear o trabalho sendo feito, fornecendo uma representação visual do que foi feito, o que está sendo trabalhado e o que ainda precisa ser feito. Também pode ajudar na distribuição do trabalho. Em um painel Kanban, o trabalho que precisa ser feito é mantido em uma coluna de backlog e pode ser priorizado.
Linhas também podem ser adicionadas para categorizar o trabalho (por exemplo, retornos individuais e de negócios) em uma única placa. Quando um contador é feito com o que eles estão trabalhando, eles podem ir para a coluna de backlog e puxar a próxima tarefa de prioridade mais alta que se encaixa no seu conjunto de habilidades. Kanban também pode ajudar uma empresa a rastrear os recursos gastos em cada cliente.
O mais importante é que Kanban facilitará a melhoria contínua dos processos, de modo que as empresas possam dar aos seus clientes uma experiência incrível que os manterá voltando para mais.
Baseado no texto: Kanban for Accounting Firms
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