A melhoria contínua, ou Kaizen, é um método para identificar oportunidades de racionalização do trabalho e redução de resíduos. A prática foi formalizada pela popularidade de Lean / Agile / Kaizen na fabricação e negócios, e agora está sendo usada por milhares de empresas em todo o mundo para identificar oportunidades de economia.
Muitas dessas ideologias podem ser combinadas para obter excelentes resultados. Por exemplo, Kaizen e Kanban podem acompanhar a mão para facilitar a melhoria contínua.
Enquanto muitas empresas praticam uma versão formal do método Lean / Agile, outras empresas desfrutam da flexibilidade da melhoria contínua como prática ao reservar o direito de se desviar da prática sempre que for necessária uma abordagem menos formal.
Áreas potenciais
Cinco áreas técnicas e administrativas parecem ter um alto potencial de Melhoria Contínua – funções contábeis e administrativas internas, atendimento ao cliente e comunicação, desenvolvimento de práticas, procedimentos específicos para reduzir o tempo de ciclo de auditoria e projetos específicos para o departamento fiscal.
Fatores Essenciais
Os fatores essenciais para programas contínuos de melhoria bem sucedida nas empresas da contabilidade são descritos abaixo:
1. Liderança ativa e inspiradora
A assistência dada pela equipe de liderança da empresa geralmente é declarada como o fator principal para a glória de uma iniciativa maior ininterrupta. O líder deve ser o modelo a seguir para seus funcionários.
Ele se resume a orientação e apoio na organização para fazer essa mudança dramática. Se não houver um suporte adequado para um programa de melhoria contínua a ser executado, a equipe encarregada de implementá-la estará operando sobre o que será, de fato, uma série de esforços isolados.
2. Um foco em “Prevenção de Incêndios” em vez de “Combate ao Incêndio”
Nenhuma equipe ou empresa pode realizar mudanças se não tiverem o tempo ou capacidade mental para fazê-lo. Muitas vezes, há problemas que precisam ser corrigidos, que estão criando uma série de “incêndios” que distraem os líderes de resolver a principal causa de suas dificuldades.
Poucas empresas celebram e recompensam os funcionários e gerentes que provocam mais incêndios, o que elimina o incentivo para evitar os incêndios em primeiro lugar.
3. Constância do propósito
“constância do propósito contribui para a melhoria contínua de produtos e serviços para a sociedade”.
Esse foco interminável e implacável na melhoria é uma chave para manter e promover melhorias de processos no longo prazo. As mudanças precisam manter o impulso para garantir que não sejam esquecidas e não se interrompam por exaustão ou resistência.
Os programas bem sucedidos de melhoria contínua entendem que a melhoria não é meramente uma iniciativa de gestão – o chamado “sabor do mês” – mas uma prática de longo prazo que precisa permear tudo o que uma organização faz.
4. Mudança para a mentalidade a longo prazo
Os gerentes geralmente se concentram em saber se eles vão enfrentar seus objetivos mensais ou trimestrais e pode desfavorável priorizar melhorias que só influenciarão por um longo período de tempo. Como resultado, a melhoria contínua é tanto sobre mentalidade quanto sobre ações.
A empresa precisa analisar os efeitos a longo prazo do trabalho que está fazendo e entender que uma queda trimestral no desempenho pode ser permitida se isso significa que, a longo prazo, a empresa estará em melhor posição – tanto financeira como em termos da capacidade de entregar produtos e serviços aos seus clientes.
A indicação para uma melhoria contínua bem sucedida é em seu nome. Deve ser contínuo para que as oportunidades de crescimento possam ser destacadas, melhorias feitas, medidas e avaliadas.
O que melhora para a Equipe?
Quase sem exceção, a equipe reage positivamente aos esforços do processo. Uma das principais razões é que as pessoas normalmente têm contribuições significativas para um esforço da Melhoria Contínua e querem ser ouvidas. A Melhoria Contínua é um esforço de baixo para cima.
Todo mundo na empresa deve querer trabalhar para o melhoramento da empresa e dos clientes da empresa. No entanto, a alta administração deve declarar explicitamente que as melhorias na produtividade da Melhoria Contínua não resultarão em demissões de pessoal.
Nunca se pede a um indivíduo que participe na eliminação de seu próprio trabalho ou de outro membro da equipe.
Como a empresa se beneficia?
No mercado competitivo de hoje, os clientes exigem mais; eles frequentemente esperam que suas empresas de Contabilidade e Finanças sejam consultores de negócios, além de serem preparadores de impostos ou auditores. Eles estão cada vez mais pedindo mais valor.
O serviço ao cliente e a comunicação são uma área em que o processo pode ser mais bem sucedido. As empresas de Contabilidade e Finanças podem determinar as necessidades dos clientes e, através da melhoria do processo, eles podem responder mais rapidamente a essas necessidades.
Conclusão
Uma das razões pelas quais as pequenas empresas de Contabilidade e Finanças sobrevivem e prosperam é que elas fornecem consistentemente um produto de alta qualidade. Evidências anedóticas sugerem que muitas pequenas empresas de Contabilidade e Finanças têm uma cultura de qualidade.
No entanto, Michael Hammer, co-autor do livro, Reengineering the Corporation, adverte que “os grandes estão aprendendo a agir de forma pequena, então os pequenos precisam aprender a ser ainda melhores”. Pequenas empresas Contabilidade e Finanças podem usar os princípios a Gestão da Qualidade Total e Melhoria Contínua para tornarem-se ainda melhores.
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